Phần mềm ERP là gì? 6 lợi ích và 9 tính năng quản lý của ERP

Hoàng

May 23, 2024

15 phút đọc

Nâng cao hiệu quả

Phần mềm ERP là một công cụ mạnh mẽ có thể nâng cao đáng kể năng suất trong một doanh nghiệp.

Bằng cách hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi, hệ thống ERP cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Cuối cùng thúc đẩy mức năng suất cao hơn trên toàn diện.

Hợp lý hóa quy trình kinh doanh

• Một trong những cách quan trọng mà phần mềm ERP giúp tăng năng suất là hợp lý hóa quy trình kinh doanh.
• Các tác vụ thủ công trước đây tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi giờ đây có thể được tự động hóa trong hệ thống ERP.
• Do đó giúp nhân viên tiết kiệm thời gian quý báu và cho phép họ tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.

Ví dụ: các tác vụ thông thường như nhập dữ liệu, tạo báo cáo và quản lý hàng tồn kho có thể được tự động hóa thông qua quy trình làm việc ERP.

• Vì thế giảm gánh nặng cho nhân viên và tăng hiệu quả tổng thể.

Tối ưu hóa tài nguyên

• Hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực của mình bằng cách cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp.
• Với cơ sở dữ liệu tập trung và các mô-đun tích hợp về tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, v.v., phần mềm ERP cho phép các nhóm cộng tác liền mạch và truy cập thông tin quan trọng khi cần.
• Việc quản lý tài nguyên được cải tiến này đảm bảo rằng nhân viên có các công cụ và dữ liệu cần thiết để thực hiện vai trò của họ một cách hiệu quả.
• Từ đó dẫn đến hiệu quả và năng suất cao hơn trong toàn doanh nghiệp.

Hợp tác nâng cao

• Một cách khác mà phần mềm ERP nâng cao năng suất là tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các phòng ban và nhóm khác nhau.
• Bằng cách cung cấp một nền tảng chung để chia sẻ thông tin, truyền đạt thông tin cập nhật và điều phối các hoạt động, hệ thống ERP phá vỡ các rào cản và thúc đẩy sự hợp tác giữa các chức năng.
• Luồng thông tin liền mạch này cho phép nhân viên làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, thống nhất mục tiêu.
• Vì vậy thúc đẩy các dự án hoàn thành nhanh hơn, cuối cùng là tăng năng suất chung trong doanh nghiệp.

Cung cấp thông tin chính xác

Trong bối cảnh kinh doanh dựa trên dữ liệu ngày nay, việc hiểu biết sâu sắc hơn về hoạt động, khách hàng và xu hướng thị trường là điều cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt và dẫn đầu đối thủ.

Phần mềm ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho các doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về dữ liệu của họ.

Vì thế cho phép họ rút ra những hiểu biết có giá trị nhằm thúc đẩy việc ra quyết định chiến lược.

Quản lý dữ liệu tập trung

• Hệ thống ERP loại bỏ các kho chứa thông tin bằng cách tập trung dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau vào một cơ sở dữ liệu duy nhất.
• Cách tiếp cận tập trung này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào thông tin chính xác và cập nhật, tạo ra một nguồn thông tin xác thực duy nhất cho doanh nghiệp.
• Bằng cách hợp nhất dữ liệu ở một vị trí, phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về hoạt động của mình, xác định xu hướng.
• Từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Phân tích thời gian thực

• Phần mềm ERP trao quyền cho các doanh nghiệp với khả năng phân tích theo thời gian thực.
• Phần mềm cung cấp thông tin chi tiết tức thì về các số liệu hiệu suất chính và các câu hỏi quan trọng trong kinh doanh.
• Bằng cách tận dụng các công cụ báo cáo và bảng thông tin nâng cao, những người ra quyết định có thể theo dõi KPI, theo dõi xu hướng và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng.
• Khả năng hiển thị theo thời gian thực này cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các điều kiện thị trường thay đổi, xác định cơ hội phát triển và giải quyết các thách thức một cách chủ động.

Phân tích dự đoán

• Ngoài phân tích thời gian thực, hệ thống ERP thường kết hợp khả năng phân tích dự đoán cho phép doanh nghiệp dự báo xu hướng trong tương lai, dự đoán nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu rủi ro trước khi chúng leo thang.
• Bằng cách tận dụng dữ liệu lịch sử và các thuật toán tiên tiến, phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán chính xác về nhu cầu thị trường, phân bổ nguồn lực và đầu tư chiến lược.
• Thông tin chuyên sâu mang tính dự đoán này giúp các doanh nghiệp đưa ra những quyết định phù hợp nhằm thúc đẩy thành công của doanh nghiệp và đảm bảo tính bền vững lâu dài.

Báo cáo nhanh và chính xác

Trong môi trường kinh doanh hiện đại khả năng tạo báo cáo kịp thời và chính xác là điều cần thiết để theo dõi hiệu suất, xác định xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt.

Phần mềm ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh quá trình báo cáo bằng cách hợp nhất dữ liệu, tự động hóa quy trình làm việc và cung cấp các công cụ để báo cáo và phân tích nhanh chóng.

Hợp nhất dữ liệu thời gian thực

• Một trong những tính năng chính của hệ thống ERP là khả năng hợp nhất dữ liệu từ nhiều bộ phận và nguồn khác nhau trong thời gian thực.
• Bằng cách tích hợp dữ liệu vào cơ sở dữ liệu thống nhất, phần mềm ERP loại bỏ nhu cầu nhập và đối chiếu dữ liệu thủ công, đảm bảo thông tin được cập nhật và chính xác trong toàn doanh nghiệp.
• Việc hợp nhất dữ liệu theo thời gian thực này cho phép doanh nghiệp tạo báo cáo nhanh chóng và hiệu quả mà không bị chậm trễ liên quan đến các hệ thống khác nhau hoặc quy trình thủ công.

Công cụ báo cáo tùy chỉnh

• Phần mềm ERP cung cấp một loạt các công cụ báo cáo có thể tùy chỉnh cho phép các doanh nghiệp tạo các báo cáo phù hợp dựa trên nhu cầu và yêu cầu cụ thể của họ.
• Từ báo cáo tài chính và số liệu hiệu suất đến bảng điều khiển hoạt động và theo dõi KPI, hệ thống ERP cung cấp khả năng báo cáo linh hoạt phục vụ cho các bên liên quan và bộ phận khác nhau.
• Với giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng thiết kế trực quan, nhân viên có thể dễ dàng truy cập và phân tích dữ liệu, tạo báo cáo theo yêu cầu và chia sẻ thông tin chuyên sâu trong toàn doanh nghiệp.

Tạo báo cáo tự động

• Hệ thống ERP hợp lý hóa các quy trình báo cáo bằng cách tự động hóa các tác vụ tạo báo cáo và lên lịch báo cáo định kỳ để chạy theo các khoảng thời gian được xác định trước.
• Khả năng thiết lập quy trình làm việc tự động và mẫu báo cáo trong hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công.
• Điều này đảm bảo rằng báo cáo được gửi đến đúng bên liên quan một cách kịp thời.
• Phương pháp báo cáo tự động này cho phép người ra quyết định truy cập thông tin quan trọng khi họ cần.
• Từ đó hỗ trợ hành động dựa trên thông tin chuyên sâu và thúc đẩy cải thiện hiệu suất trong thời gian thực.

Giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Quản lý rủi ro là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp trong các ngành, vì những thách thức không lường trước được có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sự ổn định tài chính và danh tiếng.

Phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bằng cách tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát hoạt động của họ.

Vì vậy đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định và cung cấp khả năng phân tích dự đoán để lường trước và ngăn ngừa các rủi ro tiềm ẩn.

Đánh giá toàn diện

• Hệ thống ERP cung cấp cho các doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh, tài chính và số liệu hiệu suất của họ.
• Do đó giúp các bên liên quan có cái nhìn tối đa về các lĩnh vực chính của doanh nghiệp.
• Bằng cách tập trung dữ liệu và hợp lý hóa các quy trình, phần mềm ERP cho phép người ra quyết định giám sát các chỉ số quan trọng, theo dõi xu hướng và chủ động xác định các rủi ro tiềm ẩn.
• Khả năng hiển thị nâng cao này cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác.
• Vì thế giải quyết vấn đề kịp thời và giảm thiểu rủi ro trước khi chúng leo thang.

Tuân thủ quy định

• Việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý là một khía cạnh quan trọng trong quản lý rủi ro đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành được quản lý chặt chẽ.
• Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ bằng cách kết hợp các công cụ tích hợp để báo cáo theo quy định, bảo mật dữ liệu và theo dõi kiểm toán.
• Bằng cách tự động hóa các quy trình tuân thủ và cung cấp quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa, hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.
• Từ đó giảm thiểu rủi ro tuân thủ và duy trì danh tiếng vững chắc với các cơ quan quản lý và các bên liên quan.

Quản lý rủi ro

• Ngoài các tính năng tuân thủ và hiển thị theo thời gian thực, phần mềm ERP thường bao gồm các khả năng phân tích dự đoán giúp các doanh nghiệp có thể lường trước và giảm thiểu rủi ro trước khi chúng xảy ra.
• Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, xác định mô hình và chạy mô hình dự đoán, hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp dự báo các rủi ro tiềm ẩn.
• Có thể dự đoán các tình huống như gián đoạn chuỗi cung ứng, biến động thị trường hoặc bất ổn tài chính.
• Cách tiếp cận chủ động này để quản lý rủi ro cho phép các doanh nghiệp thực hiện các biện pháp phòng ngừa, phát triển các kế hoạch dự phòng.
• Do đó bảo vệ khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn đối với hoạt động kinh doanh liên tục của họ.

Đơn giản hóa công việc

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các doanh nghiệp không ngừng tìm cách đơn giản hóa cơ sở hạ tầng CNTT và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Phần mềm ERP đóng vai trò quan trọng trong việc đơn giản hóa CNTT bằng cách tích hợp các ứng dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu chung và cung cấp giao diện thân thiện với người dùng.

Điều này giúp hợp lý hóa các quy trình và tăng cường hợp tác giữa các phòng ban.

Khả năng tích hợp

• Một trong những ưu điểm chính của hệ thống ERP là tích hợp nhiều ứng dụng vào một nền tảng duy nhất.
• Bằng cách hợp nhất các chức năng như tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng thành một hệ thống thống nhất, phần mềm ERP loại bỏ nhu cầu về các giải pháp phần mềm riêng biệt và giảm độ phức tạp trong môi trường CNTT.
• Cách tiếp cận tích hợp này không chỉ hợp lý hóa các quy trình mà còn nâng cao độ chính xác, tính nhất quán và khả năng truy cập của dữ liệu trong toàn doanh nghiệp.

Kiến trúc cơ sở dữ liệu dùng chung

• Hệ thống ERP hoạt động trên kiến trúc cơ sở dữ liệu dùng chung, có nghĩa là tất cả các phân hệ và phòng ban trong doanh nghiệp đều truy cập và cập nhật thông tin từ một nguồn tập trung.
• Cơ sở dữ liệu dùng chung này giúp loại bỏ các kho dữ liệu, cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập theo thời gian thực vào cùng một bộ thông tin.
• Bằng cách duy trì một nguồn dữ liệu chính xác duy nhất, phần mềm ERP đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, giảm sự trùng lặp.
• Vì thế tăng cường hợp tác giữa các nhóm, dẫn đến quy trình ra quyết định hiệu quả và hợp lý hơn.

Giao diện thân thiện với người dùng

• Phần mềm ERP được thiết kế với giao diện thân thiện với người dùng giúp đơn giản hóa việc điều hướng, hỗ trợ nhập dữ liệu và nâng cao trải nghiệm người dùng.
• Với bảng điều khiển trực quan, quy trình làm việc có thể tùy chỉnh và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, hệ thống ERP cung cấp cho nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả để tương tác với phần mềm và thực hiện các công việc hàng ngày của họ.
• Thiết kế lấy người dùng làm trung tâm này không chỉ tăng tỷ lệ chấp nhận của người dùng mà còn giảm thời gian đào tạo, giảm thiểu sai sót và cải thiện năng suất tổng thể trong doanh nghiệp.

Tăng cường linh hoạt

Trong bối cảnh kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng ngày nay, sự linh hoạt của doanh nghiệp là điều cần thiết để đáp ứng với động lực của thị trường.

Doanh nghiệp luôn phải thích ứng với các cơ hội mới và luôn dẫn đầu trong cuộc cạnh tranh.

Phần mềm ERP tăng cường tính linh hoạt bằng cách tối ưu hóa hoạt động, cung cấp quyền truy cập dữ liệu theo thời gian thực.

Do đó cho phép đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên những hiểu biết chính xác.

Tối ưu hóa hoạt động

• Hệ thống ERP tối ưu hóa hoạt động bằng cách hợp lý hóa các quy trình, tự động hóa quy trình làm việc và tiêu chuẩn hóa quy trình giữa các phòng ban.
• Bằng cách loại bỏ những điểm thiếu hiệu quả, dư thừa và tắc nghẽn trong hoạt động kinh doanh, phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn và ứng phó với những thay đổi hiệu quả hơn.
• Việc tối ưu hóa hoạt động này giúp tăng cường tính linh hoạt bằng cách cho phép doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với các điều kiện thị trường đang phát triển, nhu cầu của khách hàng và yêu cầu nội bộ.

Truy cập dữ liệu thời gian thực

• Một trong những điểm mạnh chính của phần mềm ERP là khả năng cung cấp quyền truy cập theo thời gian thực vào dữ liệu kinh doanh quan trọng.
• Bằng cách hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và cập nhật thông tin ngay lập tức, hệ thống ERP trao quyền cho người ra quyết định với những hiểu biết cập nhật giúp thúc đẩy việc ra quyết định sáng suốt.
• Việc truy cập dữ liệu theo thời gian thực này cho phép các doanh nghiệp phản ứng kịp thời với các tình huống thay đổi, nhanh chóng điều chỉnh chiến lược và tận dụng các cơ hội mới nổi trên thị trường.

Ra quyết định nhanh chóng

• Phần mềm ERP tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng bằng cách cung cấp các công cụ phân tích nâng cao.
• Tính năng báo cáo có thể tùy chỉnh và bảng điều khiển trực quan cho phép người dùng phân tích dữ liệu và tạo ra thông tin chi tiết theo yêu cầu.
• Với khả năng truy cập các chỉ số hiệu suất chính, theo dõi xu hướng và trực quan hóa dữ liệu trong thời gian thực, lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và tự tin.
• Sự linh hoạt trong việc ra quyết định này cho phép các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội.
• Từ đó giải quyết các thách thức một cách chủ động và duy trì sự linh hoạt trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.