Quy trình kinh doanh là gì
Quy trình kinh doanh là một tập hợp có cấu trúc các hoạt động hoặc nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhóm các bên liên quan để đạt được mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.
Quy trình kinh doanh được thiết kế để chuyển đổi đầu vào (như nguyên liệu thô, thông tin hoặc yêu cầu của khách hàng) thành đầu ra mong muốn (chẳng hạn như thành phẩm, dịch vụ hoặc sự hài lòng của khách hàng).
Nói một cách đơn giản, quy trình kinh doanh có thể được định nghĩa là một loạt các bước hoặc hành động mà khi được thực hiện theo một trình tự cụ thể sẽ dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
Các quy trình này thường được thực hiện bởi con người, hệ thống hoặc kết hợp cả hai và chúng thường liên quan đến sự phối hợp và cộng tác của nhiều bộ phận hoặc chức năng trong một doanh nghiệp.
Tại sao cần quy trình kinh doanh
Làm rõ nhiệm vụ và mục tiêu
Quy trình kinh doanh đóng vai trò làm rõ giúp các doanh nghiệp xác định và hiểu rõ công việc thiết yếu cần thiết để duy trì hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược.
Bằng cách vạch ra một loạt nhiệm vụ và hoạt động góp phần vào mục tiêu của doanh nghiệp, quy trình kinh doanh cung cấp sự rõ ràng về các chức năng quan trọng phải được thực thi để “tiếp tục hoạt động”.
Sự hiểu biết toàn diện này cho phép các bên liên quan ở tất cả các cấp điều chỉnh nỗ lực của họ hướng tới mục đích chung.
Do đó thúc đẩy sự gắn kết và sức mạnh tổng hợp giữa các phòng ban và chức năng.
Điều phối hiệu quả
Một trong những chức năng cốt lõi của quy trình kinh doanh là chia nhỏ công việc phức tạp thành các bước.
Các bước này có thể lặp lại để trao quyền cho nhân viên đạt được kết quả nhất quán.
Bằng cách phân định rõ ràng các quy trình làm việc và quy trình vận hành tiêu chuẩn, quy trình kinh doanh sẽ hợp lý hóa các hoạt động, giảm thiểu sự mơ hồ và nâng cao năng suất.
Người lao động được hướng dẫn thông qua một chuỗi nhiệm vụ có hệ thống, đảm bảo rằng mỗi hành động đều góp phần gắn kết vào mục tiêu tổng thể.
Cách tiếp cận có cấu trúc này không chỉ thúc đẩy hiệu quả mà còn nuôi dưỡng văn hóa tin cậy và đảm bảo chất lượng trong doanh nghiệp.
Tối ưu và giảm thiểu rủi ro
Việc sử dụng các bước lặp lại trong quy trình kinh doanh đóng một vai trò quan trọng trong việc cho phép các doanh nghiệp dự đoán và phân bổ nguồn lực một cách chính xác.
Bằng cách tuân theo các quy trình được tiêu chuẩn hóa các doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác các nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ hoặc dự án.
Tầm nhìn xa này làm giảm nguy cơ cung cấp quá mức các nguồn lực có giá trị, chẳng hạn như nhân sự, thời gian và vốn.
Đồng thời giảm thiểu mối đe dọa cung cấp dưới mức có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc kém hiệu quả.
Thông qua quản lý tài nguyên hiệu quả được hỗ trợ bởi các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng, các doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng phục hồi hoạt động và tính bền vững tài chính.
Tăng cường tính nhất quán
Kết quả kinh doanh được xác định trong các quy trình có cấu trúc cung cấp lộ trình cho nhân viên tuân theo.
Vì vậy giảm khả năng giải pháp hoặc các bước riêng lẻ có thể làm gián đoạn quy trình công việc và tăng tỷ lệ lỗi.
Bản chất nhất quán và có thể lặp lại của những kết quả được xác định này sẽ thiết lập một quy trình vận hành tiêu chuẩn nhằm nâng cao độ tin cậy.
Do đó giảm thiểu sai lệch và thúc đẩy văn hóa tuân thủ các phương pháp hợp lý nhất.
Bằng các phương pháp tiếp cận đặc biệt, các doanh nghiệp có thể duy trì sự ổn định trong hoạt động.
Từ đó hợp lý hóa các quy trình và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trên tất cả các chức năng.
Thúc đẩy cải thiện hiệu quả
Khả năng đo lường hiệu quả và hiệu suất của từng bước riêng lẻ trong quy trình kinh doanh là công cụ giúp xác định những điểm thiếu hiệu quả và những điểm nghẽn cản trở hiệu suất.
Bằng cách phân tích các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu hiệu suất, các bộ phận có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất tổng thể.
Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này tạo thành nền tảng của cải tiến liên tục, trong đó các doanh nghiệp cố gắng tinh chỉnh các quy trình, loại bỏ lãng phí và mang lại giá trị cho các bên liên quan.
Thông qua việc chủ động xác định và giảm thiểu sự thiếu hiệu quả, các nhóm có thể đạt được sự xuất sắc trong hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Nắm bắt những tiến bộ công nghệ
Các quy trình kinh doanh cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để các nhóm đánh giá và tích hợp các giải pháp công nghệ như tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả.
Bằng cách vạch ra các quy trình làm việc và xác định các cơ hội tự động hóa, các nhóm có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giảm sự can thiệp thủ công và đẩy nhanh các quy trình.
RPA mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội tận dụng công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm thiểu lỗi của con người và nâng cao tính linh hoạt trong vận hành.
Bằng cách nắm bắt những tiến bộ công nghệ trong quy trình kinh doanh, các doanh nghiệp có thể đón đầu xu hướng, thúc đẩy đổi mới.
Từ đó đạt được lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh kỹ thuật số đang phát triển nhanh chóng.
Các loại quy trình kinh doanh
Quy trình vận hành
Quy trình vận hành, còn được gọi là quy trình sơ cấp, là cốt lõi của chuỗi giá trị kinh doanh.
Quy trình này góp phần trực tiếp vào việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ mang lại giá trị cho khách hàng.
Các quy trình này rất cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh chính phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, chẳng hạn như tạo doanh thu và cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
Các quy trình vận hành bao gồm nhiều chức năng khác nhau, từ sản xuất và mua sắm đến bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Tất cả đều nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Quy trình hỗ trợ
Các quy trình hỗ trợ, còn được gọi là quy trình thứ cấp, bao gồm các hoạt động hỗ trợ hỗ trợ hoạt động trơn tru của doanh nghiệp.
Không giống như các quy trình vận hành tác động trực tiếp đến giá trị khách hàng, các quy trình hỗ trợ tập trung vào các chức năng nội bộ như nhân sự, tài chính, CNTT và quản trị.
Các quy trình này đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động, tuân thủ các quy định và quản lý tài nguyên hiệu quả.
Mặc dù chúng có thể không trực tiếp mang lại giá trị cho khách hàng nhưng các quy trình hỗ trợ là không thể thiếu để duy trì sự ổn định của doanh nghiệp.
Do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động chính.
Quy trình quản lý
Các quy trình quản lý được thiết kế để đo lường, giám sát và kiểm soát các hoạt động liên quan đến các quy trình và hệ thống kinh doanh.
Các quy trình này tập trung vào việc giám sát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đặt ra các mục tiêu chiến lược và đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể.
Tương tự như các quy trình hỗ trợ, quy trình quản lý không trực tiếp đóng góp giá trị cho khách hàng nhưng rất quan trọng để thúc đẩy hoạt động xuất sắc và tạo điều kiện cho việc ra quyết định sáng suốt.
Các khía cạnh chính của quy trình quản lý bao gồm hoạch định chiến lược, đánh giá hiệu suất, quản lý rủi ro và tối ưu hóa quy trình.
Tất cả đều nhằm nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Các loại sơ đồ quy trình
Sơ đồ tuần tự
Quy trình kinh doanh tuần tự được đặc trưng bởi luồng hoạt động tuyến tính được phác thảo trên tài liệu với điểm bắt đầu và điểm kết thúc rõ ràng.
Trong cách tiếp cận có cấu trúc này, các doanh nghiệp tuân theo một chuỗi hành động được xác định trước để hoàn thành nhiệm vụ trong một khoảng thời gian cụ thể.
Mỗi bước trong quy trình phụ thuộc vào việc hoàn thành thành công bước trước đó.
Vì vậy tạo ra một lộ trình được xác định rõ ràng từ đầu đến cuối.
Quy trình kinh doanh tuần tự lý tưởng cho các nhiệm vụ đòi hỏi cách tiếp cận có hệ thống và từng bước.
Do đó đảm bảo tính nhất quán, chính xác và khả năng dự đoán trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Ứng dụng thực tế:
- Lý tưởng cho các nhiệm vụ đòi hỏi cách tiếp cận có hệ thống và tuần tự.
- Đảm bảo tính nhất quán, khả năng dự đoán và độ chính xác trong việc thực hiện nhiệm vụ.
- Thường được sử dụng trong sản xuất, vận hành dây chuyền lắp ráp và quy trình quản lý.
Sơ đồ dựa trên trạng thái
Ngược lại với bản chất tuyến tính của các quy trình tuần tự, quy trình kinh doanh theo trạng thái không tuân thủ các điểm bắt đầu và điểm cuối nghiêm ngặt.
Quá trình năng động này có thể kết thúc ở bất kỳ giai đoạn nào dựa trên những thay đổi trong quy trình làm việc, yêu cầu sản xuất hoặc văn hóa doanh nghiệp.
Thông thường, các quy trình theo trạng thái sẽ quay vòng hoặc tái diễn ở cùng một bước, phản ánh sự lặp lại hoặc vòng phản hồi trong quy trình làm việc.
Cách tiếp cận linh hoạt này đáp ứng các ưu tiên thay đổi, yêu cầu ngày càng phát triển và đưa ra quyết định thích ứng.
Do đó cho phép các doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với hoàn cảnh thay đổi và nắm bắt cơ hội đổi mới và cải tiến.
Ứng dụng thực tế:
- Cung cấp sự linh hoạt để thích ứng với các yêu cầu thay đổi và tính năng động của quy trình làm việc.
- Tạo điều kiện cho các chu kỳ lặp đi lặp lại, vòng phản hồi và cải tiến liên tục.
- Thích hợp cho các dự án sáng tạo, quy trình phát triển linh hoạt và môi trường ra quyết định năng động.
Sơ đồ song song
Một quy trình kinh doanh song song liên quan đến việc thực hiện đồng thời các hoạt động trong một quy trình kinh doanh.
Trong loại quy trình công việc này, các nhiệm vụ được thực hiện đồng thời trên nhiều nhánh.
Tất cả các hoạt động cần được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình.
Quy trình song song cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả, giảm thời gian thực hiện và tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên bằng cách chạy các tác vụ song song thay vì tuần tự.
Quy trình song song đồng bộ hóa các hoạt động giữa các nhánh và đảm bảo hoàn thành trước khi triển khai.
Vì vậy tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động được sắp xếp hợp lý và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng.
Ứng dụng thực tế:
- Cho phép thực hiện đồng thời các hoạt động để tối ưu hóa hiệu quả.
- Giảm thời gian thực hiện, tăng cường sử dụng tài nguyên và tăng tốc độ hoàn thành nhiệm vụ.
- Áp dụng trong các dự án phức tạp, nhóm đa chức năng và các hoạt động nhạy cảm với thời gian.
Cách đo lường hiệu quả
Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đóng vai trò là số liệu có thể định lượng, cung cấp thông tin chuyên sâu về hiệu suất và hiệu quả của các quy trình kinh doanh.
Bằng cách xác định các KPI có liên quan, các doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ, giám sát thành công và điều chỉnh các hoạt động phù hợp với mục tiêu chiến lược.
Bước 1: Xác định số liệu liên quan
- Xác định các KPI phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xem xét các số liệu như dựa trên thời gian (thời gian xử lý), tài chính (chi phí xử lý), dựa trên chất lượng (tỷ lệ lỗi) và dựa trên năng suất (sản lượng trên mỗi đơn vị thời gian).
Bước 2: Thiết lập đường cơ sở và mục tiêu
- Đặt giá trị cơ sở cho KPI để làm điểm chuẩn để so sánh.
- Xác định các giá trị mục tiêu phản ánh mức độ hiệu suất và hiệu quả mong muốn.
Bước 3: Thực hiện cơ chế đo lường
- Sử dụng các công cụ và hệ thống theo dõi để thu thập dữ liệu liên quan đến KPI.
- Đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu để cho phép phân tích có ý nghĩa.
Thu thập dữ liệu để phân tích
Thu thập dữ liệu là một bước quan trọng trong việc đo lường hiệu quả của quy trình kinh doanh.
Thu thập dữ liệu sẽ cung cấp nền tảng cho việc ra quyết định chính xác và đánh giá hiệu suất.
Bước 1: Sử dụng các công cụ thu thập dữ liệu
- Tận dụng phần mềm Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) hoặc các công cụ thu thập dữ liệu khác.
- Tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác.
Bước 2: Thu thập dữ liệu liên quan đến KPI
- Thu thập các điểm dữ liệu có liên quan phù hợp với KPI đã xác định.
- Đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của dữ liệu để tạo điều kiện cho việc phân tích chính xác.
Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập
- Sử dụng các kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra những hiểu biết chi tiết từ dữ liệu được thu thập.
- Xác định các xu hướng, mô hình và các ngoại lệ cung cấp thông tin có giá trị về hiệu suất của quy trình.
Thực hiện cải tiến dựa trên phân tích
Một khía cạnh quan trọng của việc đo lường hiệu quả của quy trình kinh doanh là khả năng xác định các cơ hội cải tiến dựa trên phân tích dựa trên dữ liệu.
Bằng cách phân tích các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu quy trình, các doanh nghiệp có thể xác định các khu vực kém hiệu quả và thực hiện các cải tiến có mục tiêu.
Bước 1: Tiến hành phân tích chi tiết
- Phân tích dữ liệu hiệu suất và số liệu quy trình để xác định các điểm nghẽn, sự kém hiệu quả hoặc các lĩnh vực hoạt động kém hiệu quả.
- Sử dụng các kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định các yếu tố cơ bản góp phần gây ra sự kém hiệu quả của quy trình.
Bước 2: Xác định các cơ hội cải tiến
- Cộng tác với các bên liên quan để đưa ra các giải pháp tiềm năng và chiến lược cải tiến.
- Ưu tiên các cơ hội cải tiến dựa trên tác động, tính khả thi và sự phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
Bước 3: Thực hiện các thay đổi và cải tiến
- Sửa đổi các bước của quy trình, giới thiệu các công cụ hoặc công nghệ mới hoặc cung cấp đào tạo bổ sung cho nhân viên nếu cần.
- Giám sát việc thực hiện các cải tiến và theo dõi tác động của chúng đến hiệu quả của quy trình.
Giám sát liên tục để tối ưu hóa
Giám sát liên tục là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất bền vững trong các quy trình kinh doanh.
Bằng cách thiết lập một khuôn khổ để đo lường và phân tích liên tục, các doanh nghiệp có thể chủ động xác định các vấn đề mới nổi.
Từ đó theo dõi xu hướng hiệu suất và thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực.
Bước 1: Thiết lập cơ chế giám sát
- Triển khai hệ thống thu thập và phân tích dữ liệu thời gian thực liên quan đến hiệu suất của quy trình.
- Sử dụng các công cụ và bảng thông tin tự động để theo dõi KPI và xử lý số liệu liên tục.
Bước 2: Thường xuyên xem xét dữ liệu hiệu suất
- Thường xuyên theo dõi các chỉ số và số liệu chính để phát hiện những sai lệch hoặc xu hướng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình.
- Tiến hành đánh giá định kỳ và đánh giá hiệu suất để đánh giá hiệu quả của các cải tiến đã thực hiện.
Bước 3: Thực hiện điều chỉnh theo hướng dữ liệu
- Sử dụng dữ liệu hiệu suất và thông tin chi tiết để thực hiện các điều chỉnh và cải tiến dựa trên dữ liệu cho quy trình kinh doanh.
- Thu hút các bên liên quan tham gia vào các sáng kiến cải tiến liên tục và khuyến khích văn hóa đổi mới và linh hoạt.
Có thể bạn quan tâm
Liên hệ
Địa chỉ
Tầng 3 Toà nhà VNCC 243A Đê La Thành Str Q. Đống Đa-TP. Hà Nội
