Zoom Phone là gì
Zoom Phone là một hệ thống điện thoại dựa trên công nghệ đám mây, được thiết kế để phục vụ nhu cầu liên lạc của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Khác với một giải pháp điện thoại độc lập, Zoom Phone là một thành phần trong một nền tảng truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (Unified Communications as a Service – UCaaS) của Zoom.
Vì vậy nó không chỉ đơn thuần cung cấp tính năng gọi điện thoại mà còn tích hợp sâu rộng với các công cụ cộng tác khác như Zoom Meetings, Zoom Team Chat và các giải pháp bảng trắng trực tuyến.
Bản chất của Zoom Phone nằm ở khả năng hợp nhất tất cả các phương tiện liên lạc cần thiết vào một ứng dụng duy nhất nên có thể chạy trên nhiều nền tảng khác nhau như Windows, macOS, iOS và Android.
Mục tiêu cuối cùng của Zoom Phone là hỗ trợ doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng và làm việc nội bộ một cách liền mạch, hiệu quả mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hay nền tảng khác nhau.
Từ đó giúp giảm thiểu chi phí quản lý và tăng đáng kể năng suất làm việc, biến Zoom Phone từ một dịch vụ điện thoại thành một công cụ chiến lược để nâng cao hiệu quả cộng tác trong doanh nghiệp.
Công nghệ nền tảng
Công nghệ VoIP
Zoom Phone sử dụng công nghệ Voice over Internet Protocol (VoIP).
Đây là bước đột phá trong cách thức truyền tải và xử lý thông tin liên lạc bằng giọng nói.
Phương pháp dựa trên Internet này đã thay đổi hoàn toàn khái niệm điện thoại truyền thống khi chuyển đổi tín hiệu giọng nói analog thành các gói dữ liệu số và truyền qua hạ tầng mạng hiện có.
Quy trình kỹ thuật bắt đầu khi người dùng nói vào thiết bị của họ.
Phần mềm VoIP sẽ số hóa tín hiệu giọng nói analog thông qua các thuật toán codec tiên tiến.
Những codec này không chỉ chuyển đổi âm thanh sang định dạng số mà còn nén dữ liệu để tối ưu sử dụng băng thông.
Đó là yếu tố quan trọng để duy trì chất lượng cuộc gọi trong các điều kiện mạng khác nhau.
Âm thanh đã nén sẽ được phân chia thành các gói dữ liệu riêng biệt.
Mỗi gói được gắn thông tin đích đến và số thứ tự để đảm bảo tái tạo đúng tại điểm nhận.
Phương thức truyền tải theo gói này mang lại những ưu thế đáng kể so với các giải pháp chuyển mạch theo kênh.
Khác với điện thoại truyền thống cần các kênh liên lạc riêng biệt cho từng cuộc gọi, VoIP tận dụng hiệu quả băng thông sẵn có khi định tuyến các gói qua những đường mạng tối ưu nhất.
Kết quả là tính linh hoạt xuất sắc trong định tuyến cuộc gọi và khả năng duy trì nhiều cuộc hội thoại đồng thời mà không cần thêm hạ tầng vật lý.
Hơn nữa, các ứng dụng VoIP hiện đại như Zoom Phone tích hợp những công nghệ đảm bảo chất lượng tinh vi bao gồm Poly HD Voice và thuật toán khử tiếng ồn nâng cao.
Vì thế tạo ra chất lượng âm thanh trong trẻo thường vượt trội so với hệ thống điện thoại truyền thống.
Ví dụ: Một công ty có 200 nhân viên làm việc từ xa có thể sử dụng Zoom Phone để thực hiện hàng nghìn cuộc gọi đồng thời chỉ với kết nối Internet băng rộng, trong khi hệ thống điện thoại truyền thống sẽ cần 200 đường dây riêng biệt và thiết bị PABX có dung lượng tương ứng.
Công nghệ Analog
Hệ thống điện thoại truyền thống hoạt động dựa trên những nguyên lý hoàn toàn khác biệt.
Hệ thống PABX dựa vào truyền tín hiệu analog qua hạ tầng dây đồng chuyên dụng.
Khi người dùng nói, giọng nói tạo ra sóng âm được chuyển đổi thành tín hiệu điện với các đặc tính biên độ và tần số khác nhau.
Tín hiệu analog di chuyển qua các đoạn dây đồng nối tiếp, duy trì tính chất sóng liên tục trong suốt quá trình truyền.
Quy trình định tuyến cuộc gọi phụ thuộc vào phần cứng Private Branch Exchange (PBX).
Vì vậy đóng vai trò trung tâm chuyển mạch để điều hướng cuộc gọi đến và đi tới các máy nhánh phù hợp.
Phương pháp chuyển mạch theo kênh này thiết lập các kênh liên lạc riêng biệt cho từng cuộc gọi.
Do đó đảm bảo chất lượng tín hiệu ổn định nhưng đánh đổi hiệu quả hạ tầng và khả năng mở rộng.
Tuy nhiên, kiến trúc phụ thuộc vào phần cứng này tạo ra những hạn chế vốn có, ngày càng xung đột với yêu cầu kinh doanh hiện đại.
Bản chất analog của quá trình truyền tín hiệu giới hạn hệ thống chỉ ở các chức năng liên lạc giọng nói cơ bản.
Hệ thống điện thoại truyền thống gặp nhiều khó khăn cho các tính năng nâng cao như hội nghị video, tích hợp tin nhắn tức thời hoặc phân tích cuộc gọi phức tạp.
Thêm vào đó, dựa vào hạ tầng vật lý có nghĩa là dung lượng hệ thống bị giới hạn cơ bản từ thông số kỹ thuật phần cứng.
Khi thêm người dùng mới hoặc tính năng mới đòi hỏi nâng cấp thiết bị vật lý, hệ thống dây cáp bổ sung và thường là cấu hình lại toàn bộ hệ thống.
Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn mở rộng từ 50 lên 100 nhân viên sẽ cần đầu tư thêm thiết bị PBX mới, kéo 50 đường dây điện thoại bổ sung và có thể phải ngừng hoạt động vài ngày để lắp đặt, trong khi với Zoom Phone chỉ cần mua thêm license và cấu hình trực tuyến trong vài phút.
Tính năng cơ bản và nâng cao
| Tính năng | Zoom Phone (VoIP đám mây) | Điện thoại truyền thống (PABX) |
|---|---|---|
| Các tính năng cơ bản | Gọi đi/đến, chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, thư thoại, ID người gọi | Gọi đi/đến, chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, thư thoại, ID người gọi, cuộc gọi chờ |
| Tính năng nâng cao | Ghi âm/phiên âm cuộc gọi, tổng đài tự động đa cấp, hàng đợi cuộc gọi, giám sát cuộc gọi, tích hợp CRM (Salesforce), SMS/MMS, gọi quốc tế giá rẻ, AI Companion | Hội nghị âm thanh (giới hạn), hỗ trợ video (gói nâng cao), gọi quốc tế (chi phí cao) |
| Hợp nhất | Tích hợp trong nền tảng UCaaS với video, họp trực tuyến, nhắn tin và bảng trắng ảo | Thường là một hệ thống độc lập, yêu cầu các giải pháp khác cho họp trực tuyến và nhắn tin |
| Khả năng tương thích | Hoạt động trên mọi thiết bị (PC, điện thoại di động, điện thoại bàn VoIP) | Chủ yếu hoạt động trên điện thoại bàn có dây chuyên dụng |
Chi phí triển khai và sở hữu
Đầu tư lớn và chi phí khó lường
Mô hình hệ thống điện thoại truyền thống tạo ra rào cản lớn về tài chính đối với nhiều tổ chức đặc biệt là những doanh nghiệp muốn xây dựng hoặc mở rộng hạ tầng truyền thông của mình.
Các hệ thống này đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu đáng kể, vượt xa chi phí thiết bị cơ bản.
Doanh nghiệp phải cam kết mua sắm phần cứng PABX vật lý, thiết bị đầu cuối chuyên dụng và toàn bộ hạ tầng cáp mạng đòi hỏi mạng điện thoại riêng biệt, tách rời khỏi mạng dữ liệu hiện có.
Quá trình lắp đặt và triển khai cần đến kỹ thuật viên chuyên nghiệp, công tác xây dựng và thường phải cải tạo cơ sở vật chất.
Do đó có thể kéo dài thời gian dự án và làm tăng chi phí một cách không thể dự đoán trước.
Ví dụ: Một công ty 100 nhân viên muốn triển khai hệ thống PBX truyền thống có thể phải chi hàng trăm triệu cho thiết bị và lắp đặt, chưa kể chi phí cải tạo văn phòng và đào tạo nhân viên.
Tính chất khó lường của các khoản chi phí vốn này tạo ra thách thức về ngân sách cho bộ phận tài chính.
Khác với các giải pháp dựa trên phần mềm, chi phí phần cứng dao động tùy theo tình trạng nguồn cung từ nhà cung cấp, yêu cầu cấu hình tùy chỉnh và độ phức tạp của hạ tầng cơ sở vật chất hiện có.
Thêm vào đó, các tổ chức phải tính đến chi phí cho hệ thống dự phòng, thiết bị dự phòng và kho dự trữ phụ kiện để đảm bảo tính liên tục kinh doanh.
Đây là những khoản chi phí thường bị bỏ qua trong quá trình lập ngân sách ban đầu.
Mô hình đầu tư trả trước này ảnh hưởng đặc biệt nghiêm trọng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thiếu nguồn vốn dự trữ để xử lý các khoản đầu tư hạ tầng lớn trong khi vẫn phải duy trì dòng tiền cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Mô hình thuê bao có thể dự đoán
Mô hình định giá theo thuê bao của Zoom Phone thay đổi hoàn toàn cách tính toán kinh tế cho hạ tầng truyền thông doanh nghiệp.
Với yêu cầu vốn ban đầu tối thiểu hoặc bằng không, doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp mà không gánh chịu gánh nặng tài chính từ mua sắm phần cứng.
Gói gọi không giới hạn 15 USD/tháng/người dùng cho Mỹ & Canada, hoặc gói tính theo lượt gọi 10 USD/tháng/người dùng mang đến mức giá minh bạch giúp dự báo tài chính và lập ngân sách chính xác.
Ví dụ so sánh: Cùng công ty hoạt động tại Mỹ có 100 nhân viên nói trên chỉ cần chi 1.500 USD/tháng (150.000 USD sau 10 năm) so với khoản đầu tư ban đầu 100.000+ USD và chi phí bảo trì hàng năm của hệ thống truyền thống.
Cấu trúc chi phí có thể dự đoán mở rộng đến các tính năng nâng cao thông qua các gói phân tầng như gói Business Plus với giá 22.49 USD/tháng/người dùng.
Khi đó sẽ bao gồm chức năng nâng cao mà không đòi hỏi đầu tư phần cứng bổ sung.
Tính minh bạch của giá thuê bao loại bỏ các chi phí ẩn liên quan đến bảo trì phần cứng, cấp phép phần mềm và nâng cấp hệ thống.
Đây là những vấn đề thường gặp trong các hệ thống truyền thống.
Chuyển từ chi phí vốn (CAPEX) sang chi phí vận hành (OPEX) cũng mang lại lợi thế đáng kể về kế toán và thuế.
Do đó giúp các tổ chức coi chi phí truyền thông là chi phí kinh doanh có thể khấu trừ hoàn toàn thay vì phải khấu hao tài sản vốn qua nhiều năm.
Chi phí vận hành
Hệ thống điện thoại truyền thống áp đặt gánh nặng vận hành liên tục vượt xa các phí dịch vụ cơ bản.
Yêu cầu bảo trì phần cứng bao gồm cập nhật hệ thống thường xuyên, thay thế linh kiện và các cuộc gọi dịch vụ chuyên nghiệp có thể tốn hàng nghìn đô la cho mỗi sự cố.
Cước gọi quốc tế thông qua các nhà mạng truyền thống thường áp dụng giá cao cấp với cấu trúc mức giá phức tạp khiến khả năng dự đoán chi phí trở nên khó khăn.
Chi phí mở rộng để thêm máy nhánh mới đòi hỏi mua thêm phần cứng, thời gian cấu hình và thường phải cải tạo cơ sở vật chất với chi phí có thể lên tới hàng triệu đồng cho mỗi người dùng mới.
Ví dụ: Một ngân hàng có 500 nhân viên sử dụng hệ thống PABX truyền thống phải chi khoảng 200-300 triệu VNĐ/năm cho bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ kỹ thuật.
Nâng cấp hệ thống là những công việc đặc biệt tốn kém, thường đòi hỏi thay thế hoàn toàn phần cứng sau 7-10 năm khi các nhà sản xuất ngừng hỗ trợ các hệ thống cũ.
Những chi phí nâng cấp theo chu kỳ này tạo ra tác động ngân sách không thường xuyên nhưng đáng kể mà các tổ chức phải lên kế hoạch trước nhiều năm.
Zoom Phone loại bỏ hầu hết sự phức tạp trong vận hành thông qua kiến trúc điện toán đám mây.
Chi phí gọi quốc tế duy trì ở mức thấp nhất quán trên toàn cầu với các gói gọi quốc tế không giới hạn chỉ với 10 USD/tháng cho mỗi người dùng.
Mô hình dịch vụ bao gồm cập nhật tự động, các bản vá bảo mật và cải tiến tính năng mà không tính thêm phí.
Vì vậy đảm bảo các tổ chức luôn tiếp cận được công nghệ truyền thông mới nhất.
Khi mở rộng quy mô vận hành trở nên gần như không tốn chi phí, với người dùng mới được thêm hoặc xóa thông qua giao diện quản trị đơn giản trong vòng vài phút, không cần mua phần cứng hoặc lắp đặt kỹ thuật.
Tác động tài chính dài hạn
Khi đánh giá tổng chi phí sở hữu trong giai đoạn triển khai điển hình 5 năm, lợi thế tài chính của hệ thống điện toán đám mây trở nên đặc biệt nổi bật.
Hệ thống truyền thống thường đòi hỏi làm mới phần cứng giữa chu kỳ.
Ngoài ra các hợp đồng bảo trì liên tục có thể tốn 15-20% giá trị hệ thống gốc hàng năm và nhân viên IT chuyên biệt để quản lý hạ tầng.
Phân tích chi tiết 5 năm:
- Hệ thống truyền thống: 120.000 USD (đầu tư ban đầu) + 90.000 USD (bảo trì 5 năm) + 45.000 USD (nâng cấp giữa kỳ) = 255.000 USD
- Zoom Phone: 15 USD × 100 users × 60 tháng = 90.000 USD
Những chi phí này tích lũy theo thời gian, thường vượt quá khoản đầu tư hệ thống ban đầu trong vòng 3-4 năm triển khai.
Chi phí ẩn của hệ thống truyền thống bao gồm tổn thất từ thời gian ngừng hoạt động trong quá trình bảo trì, chi phí cơ hội của nguồn lực IT dành cho quản lý hệ thống điện thoại, và rủi ro tài chính từ việc công nghệ lỗi thời.
Các tổ chức thường thấy mình bị buộc vào các chu kỳ nâng cấp đắt đỏ để duy trì hỗ trợ từ nhà cung cấp và tuân thủ bảo mật.
Mô hình thuê bao có thể dự đoán của Zoom Phone giúp các tổ chức dự báo chính xác chi phí truyền thông trong nhiều năm đồng thời tự động nhận được các cải tiến công nghệ và cập nhật bảo mật.
Loại bỏ chu kỳ làm mới phần cứng, hợp đồng bảo trì và yêu cầu hỗ trợ chuyên biệt tạo ra khoản tiết kiệm chi phí đáng kể thường vượt quá 40-60% so với các giải pháp thay thế truyền thống trong năm năm.
Tính linh hoạt và khả năng mở rộng
Hạn chế của hạ tầng vật lý
Hệ thống điện thoại truyền thống hoạt động trong khuôn khổ những ràng buộc vật lý.
Vì vậy cơ bản đã hạn chế khả năng thích ứng với nhu cầu kinh doanh hiện đại.
Những hệ thống này dựa vào hạ tầng phần cứng chuyên dụng bao gồm thiết bị tổng đài nội bộ (PABX), hệ thống cáp chuyên biệt và các điểm máy nhánh cố định khắp toàn bộ khu vực văn phòng.
Kiến trúc vật lý tạo ra tính cứng nhắc vốn có, ngày càng trở thành vấn đề khi doanh nghiệp phát triển.
Hạn chế này trở nên rõ ràng nhất khi xem xét yêu cầu di động của lực lượng lao động.
Nhân viên sử dụng hệ thống truyền thống về cơ bản bị “trói” vào vị trí bàn làm việc cố định vì hạ tầng viễn thông đòi hỏi kết nối cáp trực tiếp giữa máy điện thoại và hệ thống PABX trung tâm.
Giới hạn này đặc biệt khó khăn đối với các tổ chức cần hỗ trợ làm việc từ xa, hoạt động thực địa hoặc bố trí văn phòng linh hoạt.
Hơn nữa, bản chất vật lý của hệ thống truyền thống tạo ra những rào cản đáng kể khi tái cấu hình nhanh chóng.
Khi chuyển một nhân viên sang vị trí khác trong văn phòng đòi hỏi phải đi dây lại, trong khi thêm vị trí mới cần lắp đặt hạ tầng bổ sung.
Thiếu linh hoạt hoàn toàn trái ngược với tính chất năng động của hoạt động kinh doanh hiện đại, nơi các nhóm nhân viên thường xuyên tái tổ chức và nhu cầu không gian làm việc liên tục thay đổi.
Khả năng tiếp cận toàn cầu
Zoom Phone đã thay đổi căn bản cách tiếp cận khả năng truy cập viễn thông khi loại bỏ các ràng buộc về địa lý và thiết bị cụ thể.
Kiến trúc dựa trên đám mây giúp người dùng duy trì sự hiện diện chuyên nghiệp từ hầu hết mọi vị trí trên thế giới và chỉ cần một kết nối internet ổn định.
Khả năng này đã biến đổi cách các doanh nghiệp tiếp cận phân bổ lực lượng lao động và tính liên tục hoạt động.
Cách tiếp cận không phụ thuộc thiết bị của Zoom Phone đại diện cho một bước tiến đáng kể trong tính linh hoạt giao tiếp.
Người dùng có thể chuyển đổi mượt mà giữa ứng dụng desktop, thiết bị di động và điện thoại bàn truyền thống trong khi vẫn duy trì quyền truy cập nhất quán vào số điện thoại doanh nghiệp và các tính năng của mình.
Khả năng này đặc biệt có giá trị đối với những chuyên gia làm việc tại nhiều địa điểm hoặc cần duy trì tính liên tục giao tiếp trong quá trình di chuyển.
Hơn nữa, hệ thống số thống nhất của Zoom Phone đảm bảo cho các liên hệ kinh doanh tiếp cận đúng người bất kể vị trí hiện tại hoặc thiết bị ưa thích của họ.
Tính nhất quán này loại bỏ sự phức tạp trong quản lý nhiều điểm liên lạc và giảm các rào cản giao tiếp thường xuất hiện trong môi trường đa thiết bị truyền thống.
Rào cản hạ tầng và đầu tư
Hệ thống điện thoại truyền thống đối mặt với những thách thức mở rộng đáng kể bắt nguồn từ kiến trúc phụ thuộc phần cứng.
Mở rộng công suất đòi hỏi đầu tư trả trước đáng kể vào thiết bị vật lý bao gồm các mô-đun PABX bổ sung, card đường truyền và hạ tầng cáp mở rộng.
Cách tiếp cận này tạo ra cả rào cản tài chính và hậu cần cho tăng trưởng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động.
Bản thân quá trình mở rộng đã gây ra sự gián đoạn hoạt động và kéo dài thời gian triển khai.
Thêm đường điện thoại mới thường cần dịch vụ lắp đặt chuyên nghiệp, thời gian ngừng hoạt động tiềm ẩn để cấu hình hệ thống và phối hợp với nhà cung cấp viễn thông để cung cấp tín hiệu bổ sung.
Những yêu cầu này có thể làm trì hoãn các sáng kiến tăng trưởng kinh doanh và tạo ra nút thắt trong kế hoạch mở rộng tổ chức.
Bên cạnh đó, hệ thống truyền thống thường yêu cầu lập kế hoạch công suất dựa trên các tình huống sử dụng cao điểm.
Vì vậy dẫn đến cung cấp quá mức và phân bổ tài nguyên kém hiệu quả.
Các tổ chức phải đầu tư vào hạ tầng có thể chỉ được sử dụng hết công suất trong các giai đoạn cao điểm.
Do đó dẫn đến tổng chi phí sở hữu cao hơn và hiệu quả hoạt động giảm trong các hoạt động kinh doanh bình thường.
Ví dụ: Một công ty bán lẻ có 100 nhân viên muốn mở thêm chi nhánh với 50 nhân viên mới. Với hệ thống truyền thống, họ cần đầu tư khoảng 200-300 triệu VNĐ cho thiết bị PABX mới kèm theo chi phí lắp đặt và cấu hình kéo dài cả tuần.
Mở rộng dựa trên đám mây
Zoom Phone giải quyết các thách thức về khả năng mở rộng thông qua kiến trúc đám mây gốc.
Do đó giúp điều chỉnh công suất tức thì mà không cần thay đổi hạ tầng vật lý.
Người dùng quản trị có thể thêm hoặc xóa đường điện thoại thông qua cổng quản lý theo thời gian thực.
Các số điện thoại mới hoạt động ngay lập tức khi được thiết lập.
Khả năng này loại bỏ các rào cản truyền thống liên quan đến nhu cầu mở rộng viễn thông.
Khả năng mở rộng của hệ thống vượt xa nhu cầu chỉ thêm đường truyền đơn giản để bao gồm triển khai tính năng nâng cao và mở rộng địa lý.
Các tổ chức có thể nhanh chóng kích hoạt các tính năng gọi mới, thiết lập sự hiện diện ảo ở các khu vực khác nhau và điều chỉnh mức dịch vụ dựa trên yêu cầu kinh doanh phát triển.
Tính linh hoạt này đặc biệt có giá trị cho các doanh nghiệp theo mùa, tổ chức dựa trên dự án hoặc các công ty đang có tăng trưởng nhanh.
Hơn nữa, mô hình dựa trên đăng ký giúp phân bổ tài nguyên chính xác.
Từ đó doanh nghiệp chỉ phải thanh toán chi phí viễn thông tỷ lệ thuận trực tiếp với mức sử dụng thực tế.
Cách tiếp cận này loại bỏ nhu cầu đầu tư vốn trả trước đáng kể và cung cấp chi phí hoạt động có thể dự đoán phù hợp với các mô hình tăng trưởng kinh doanh.
Ví dụ: Cùng công ty bán lẻ trên chỉ cần 15 phút để thêm 50 số điện thoại mới thông qua giao diện web, với chi phí chỉ khoảng 15-20 triệu VNĐ/tháng thay vì đầu tư ban đầu hàng trăm triệu.
Chất lượng và độ tin cậy
Chất lượng âm thanh
Sự khác biệt về chất lượng âm thanh giữa Zoom Phone và các hệ thống điện thoại truyền thống chính là một trong những cải tiến dễ nhận thấy nhất của công nghệ VoIP hiện đại.
Các hệ thống điện thoại cổ điển thường hoạt động dựa trên các giao thức truyền giọng nói chuẩn đã tồn tại hàng thập kỷ mà không có nhiều thay đổi.
Do đó mang lại chất lượng âm thanh đủ dùng nhưng bị hạn chế bởi cơ sở hạ tầng lạc hậu.
Zoom Phone sử dụng công nghệ giọng nói độ phân giải cao (HD) tiên tiến.
Do đó vượt trội hẳn so với khả năng âm thanh của các hệ thống điện thoại thông thường.
Điểm nổi bật của tiến bộ này thể hiện qua khả năng tích hợp công nghệ Poly HD Voice.
Nó mang đến chất lượng âm thanh trong trẻo với dải tần số được mở rộng và xử lý tín hiệu vượt trội.
Các thuật toán khử tiếng ồn phức tạp của hệ thống hoạt động liên tục để nhận diện và loại bỏ nhiễu nền.
Vì thế đảm bảo cuộc trò chuyện luôn rõ ràng, chuyên nghiệp ngay cả trong môi trường âm học khó khăn.
Ví dụ: Trong một cuộc họp quan trọng với khách hàng quốc tế, khi sử dụng điện thoại truyền thống có thể gặp phải tình trạng tiếng vọng, tạp âm hoặc giọng nói bị méo, khiến việc thảo luận chi tiết về hợp đồng trở nên khó khăn.
Ngược lại, với Zoom Phone, công nghệ HD Voice sẽ tái tạo giọng nói tự nhiên.
Do đó giúp người dùng nghe rõ từng chi tiết trong giọng điệu của khách hàng, từ đó nắm bắt được thái độ và ý định thực sự của họ.
Những lợi ích thực tiễn từ nâng cao chất lượng âm thanh này không chỉ dừng lại ở khả năng tiện lợi.
Trong môi trường kinh doanh nơi giao tiếp rõ ràng là yếu tố then chốt như tư vấn khách hàng, hợp tác nhóm, hoặc cuộc gọi hội nghị trực tuyến htif chất lượng âm thanh vượt trội của Zoom Phone trực tiếp dẫn đến khả năng hiểu rõ hơn, giảm thiểu hiểu lầm và nâng cao tính chuyên nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp báo cáo về những cải thiện đáng kể trong hiệu quả cuộc họp và sự tham gia của các thành viên khi chuyển từ hệ thống điện thoại truyền thống sang nền tảng giọng nói HD.
Độ tin cậy và ổn định
So sánh độ tin cậy giữa hai phương thức giao tiếp này cho thấy một bức tranh phức tạp.
Mỗi hệ thống đều thể hiện những điểm mạnh và điểm yếu riêng biệt.
Các hệ thống điện thoại truyền thống từ lâu được đánh giá cao về độ tin cậy cơ bản, hoạt động độc lập với kết nối internet và duy trì chức năng trong suốt thời gian mạng bị gián đoạn.
Vì vậy điện thoại thông thường trở thành lựa chọn dự phòng đáng tin cậy cho các giao tiếp có tầm quan trọng sống còn.
Tuy nhiên, các hệ thống truyền thống đối mặt với những thách thức đáng kể về độ tin cậy liên quan đến sự phụ thuộc cơ sở hạ tầng vật lý.
Mất điện, hỏng phần cứng và thiệt hại vật lý đối với các đường dây điện thoại có thể khiến toàn bộ mạng giao tiếp ngừng hoạt động.
Những hệ thống này cũng thiếu các cơ chế dự phòng và an toàn đặc trưng của các giải pháp đám mây hiện đại.
Do đó có thể khiến doanh nghiệp mất khả năng giao tiếp trong những thời điểm quan trọng.
Ví dụ: Khi một bệnh viện bị ảnh hưởng bởi cơn bão lớn. Nếu sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, khi đường dây bị đổ cây làm đứt, toàn bộ khả năng liên lạc với các bệnh viện khác hay trung tâm cấp cứu có thể bị tê liệt.
Trong khi đó, với Zoom Phone chạy trên hạ tầng đám mây, ngay cả khi một trung tâm dữ liệu bị ảnh hưởng, hệ thống sẽ tự động chuyển sang các server khác, đảm bảo các cuộc gọi khẩn cấp vẫn được thực hiện.
Độ tin cậy của Zoom Phone hoạt động theo một mô hình hoàn toàn khác, tận dụng cơ sở hạ tầng đám mây phân tán và các giao thức dự phòng tinh vi.
Nền tảng này sử dụng mạng lưới server phân bố theo địa lý.
Do đó cung cấp khả năng chuyển đổi dự phòng tự động, đảm bảo tính liên tục của dịch vụ ngay cả khi các server hoặc trung tâm dữ liệu riêng lẻ gặp sự cố.
Kiến trúc phân tán sẽ làm giảm rủi ro gián đoạn dịch vụ thường được giới hạn trong khu vực vì khả năng định tuyến lại tự động sẽ duy trì năng lực giao tiếp trên toàn mạng.
Độ tin cậy của Zoom Phone bao gồm nhiều lớp bảo vệ:
- Trung tâm dữ liệu dự phòng.
- Hệ thống giám sát thời gian thực.
- Các giao thức sao lưu tự động kích hoạt một cách mượt mà trong thời gian gián đoạn dịch vụ.
Mặc dù Zoom Phone cần kết nối internet ổn định để hoạt động tối ưu nhưng sự phụ thuộc của nền tảng vào cơ sở hạ tầng mạng được bù đắp bởi các biện pháp tin cậy mạnh mẽ được tích hợp vào mạng của các nhà cung cấp dịch vụ internet hiện đại và sự phổ biến ngày càng tăng của kết nối tốc độ cao.
Một cân nhắc quan trọng trong lập kế hoạch độ tin cậy liên quan đến khả năng truy cập dịch vụ khẩn cấp, đặc biệt là năng lực theo dõi vị trí E911.
Các hệ thống điện thoại truyền thống cung cấp khả năng nhận diện vị trí vốn có thông qua kết nối đường dây cố định.
Các hệ thống VoIP như Zoom Phone lại đối mặt với thách thức kỹ thuật khi cung cấp dữ liệu vị trí chính xác do tính chất di động của giao tiếp dựa trên IP và thiếu dữ liệu GPS từ địa chỉ IP.
Doanh nghiệp phải triển khai các giao thức cụ thể và quy trình xác minh vị trí để đảm bảo dịch vụ khẩn cấp có thể ứng phó hiệu quả với các cuộc gọi thực hiện thông qua nền tảng VoIP.
Để tối ưu hóa độ tin cậy, doanh nghiệp nên kết hợp cả hai hệ thống.
Sử dụng Zoom Phone làm giải pháp chính với các tính năng hiện đại, đồng thời duy trì một vài đường dây truyền thống để ứng phó khẩn cấp.
Khi đó tạo ra một mạng lưới giao tiếp lai ghép, tận dụng được lợi ích công nghệ tiên tiến nhưng đảm bảo an toàn trong các tình huống bất ngờ.
Khả năng bảo mật
Mô hình bảo mật truyền thống
Kiến trúc bảo mật của hệ thống điện thoại truyền thống chủ yếu dựa trên nguyên tắc kiểm soát vật lý và chuyên môn nội bộ.
Các hệ thống tổng đài PABX tại chỗ hoạt động theo giả định các biện pháp bảo mật vật lý cùng với đội ngũ IT chuyên trách có thể bảo vệ hạ tầng viễn thông một cách hiệu quả.
Cách tiếp cận này đòi hỏi các tổ chức duy trì các giao thức bảo mật toàn diện, từ việc bảo vệ phòng máy chủ đến triển khai kiểm soát truy cập và duy trì tính toàn vẹn phần cứng.
Tuy nhiên, mô hình này đối mặt với những lỗ hổng đáng kể trong bối cảnh mối đe dọa hiện đại.
Hiệu quả bảo mật của PABX truyền thống hoàn toàn phụ thuộc vào chuyên môn kỹ thuật và sự cảnh giác của đội ngũ IT nội bộ.
Các tổ chức phải liên tục giám sát các bản vá bảo mật, duy trì cập nhật phần cứng và thích ứng với các mối đe dọa mới.
Đó là một trách nhiệm đòi hỏi kiến thức chuyên môn và sự chú ý liên tục.
Khi những hệ thống này thiếu bảo trì thường xuyên hoặc được quản lý bởi các đội ngũ không có chuyên môn sâu về bảo mật viễn thông, chúng trở nên dễ bị tổn thương trước nhiều chiều tấn công khác nhau như gian lận cước phí, truy cập trái phép và vi phạm dữ liệu.
Gánh nặng duy trì tiêu chuẩn bảo mật đặt hoàn toàn lên vai doanh nghiệp.
Họ cần phải đầu tư đáng kể cho cả nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật.
Điều này tạo ra tình huống mà hiệu quả bảo mật thay đổi đáng kể dựa trên năng lực và tài nguyên nội bộ.
Do đó có thể khiến các tổ chức nhỏ hoặc những nơi có chuyên môn IT hạn chế đặc biệt dễ bị tấn công.
Ví dụ: Một công ty vừa và nhỏ sử dụng hệ thống PABX cũ có thể gặp phải tình huống như vụ việc tại Công ty ABC năm 2023, khi hacker khai thác lỗ hổng trong phần mềm tổng đài chưa được cập nhật để thực hiện cuộc gọi quốc tế trái phép, gây thiệt hại hàng trăm triệu đồng cước phí.
Mô hình bảo mật đám mây
Zoom Phone hoạt động trên một mô hình bảo mật hoàn toàn khác biệt.
Đó là mô hình “bảo mật nhờ chuyên gia” tận dụng kiến thức chuyên môn và tài nguyên của các nhà cung cấp đám mây chuyên nghiệp.
Cách tiếp cận này ngầm xác nhận bảo mật viễn thông đã trở nên quá phức tạp và quan trọng để các tổ chức riêng lẻ có thể quản lý hiệu quả mà không cần đầu tư đáng kể vào chuyên môn và hạ tầng chuyên biệt.
Triển khai kỹ thuật của mô hình này rất tinh vi và toàn diện.
Zoom Phone sử dụng mã hóa AES-GCM 256-bit để bảo vệ các cuộc gọi thoại để đảm bảo rằng cuộc trò chuyện vẫn được bảo mật trong quá trình truyền tải.
Hệ thống áp dụng các giao thức Transport Layer Security (TLS) 1.2 để bảo vệ tính toàn vẹn dữ liệu và ngăn chặn nghe lén.
Những biện pháp bảo mật này thể hiện sự bảo vệ cấp doanh nghiệp mà sẽ tốn kém và phức tạp nếu các tổ chức riêng lẻ tự triển khai và duy trì độc lập.
Ngoài mã hóa cơ bản, nền tảng này duy trì tuân thủ các tiêu chuẩn ngành nghiêm ngặt bao gồm các quy định SOC2 và HIPAA.
Khung tuân thủ này đảm bảo các biện pháp bảo mật đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của ngành y tế, dịch vụ tài chính và các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ khác.
Đối với các doanh nghiệp, họ được giảm gánh nặng tuân thủ và giảm rủi ro vi phạm quy định vì trách nhiệm duy trì các tiêu chuẩn này chuyển sang nhà cung cấp đám mây chuyên biệt.
Ví dụ: Trong khi một bệnh viện sử dụng hệ thống PABX truyền thống phải thuê đội ngũ chuyên gia bảo mật riêng để đảm bảo tuân thủ HIPAA với chi phí hàng tỷ đồng mỗi năm, thì khi chuyển sang Zoom Phone giúp họ tự động đáp ứng các yêu cầu này thông qua khung tuân thủ có sẵn của nền tảng.
Quy trình triển khai
Sự đơn giản của Cloud-Native
Triển khai Zoom Phone đánh dấu một sự chuyển đổi mạnh mẽ hướng tới hiệu quả quản trị và tăng quyền tự chủ cho người dùng.
Phương pháp cloud-native loại bỏ những rào cản truyền thống trong triển khai hệ thống điện thoại.
Nó biến đổi những gì từng là một dự án kỹ thuật phức tạp thành một nhiệm vụ quản trị đơn giản.
Tầm quan trọng của sự chuyển đổi này không thể phủ nhận vì nó giải quyết trực tiếp một trong những điểm đau dai dẳng nhất trong áp dụng công nghệ doanh nghiệp: sự phức tạp trong thiết lập và cấu hình ban đầu.
Quá trình triển khai bao gồm:
- Thiết lập ban đầu: Sau khi được cấp giấy phép, người dùng hoặc quản trị viên sẽ nhận được email thông báo để đăng nhập vào Zoom Web Portal.
- Cấu hình thông tin: Nhập các thông tin cơ bản như quốc gia, khu vực, múi giờ, và mã PIN thư thoại.
- Chỉ định số điện thoại: Doanh nghiệp có thể giữ lại số điện thoại hiện có từ nhà cung cấp cũ hoặc mua (các) số mới một cách nhanh chóng. Số máy lẻ có thể được chỉ định cho từng người dùng một cách đơn giản.
- Cung cấp thiết bị: Người dùng có thể bắt đầu thực hiện cuộc gọi ngay lập tức bằng ứng dụng Zoom trên máy tính hoặc thiết bị di động. Nếu cần, quản trị viên có thể chỉ định và cấu hình điện thoại bàn VoIP hỗ trợ.
Kiến trúc kỹ thuật nền tảng của triển khai Zoom Phone đơn giản hóa tận dụng các nguyên tắc điện toán đám mây và khả năng quản lý tập trung.
Thông qua Web Zoom Portal, quản trị viên có thể truy cập vào bộ công cụ cấu hình toàn diện mà không cần chuyên môn viễn thông chuyên sâu.
Giao diện web này hoạt động như hệ thống thần kinh trung ương cho toàn bộ cơ sở hạ tầng liên lạc.
Vì vậy hỗ trợ cung cấp dịch vụ thời gian thực, quản lý cấu hình và giám sát hệ thống từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet.
Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp có 10 nhân viên có thể thiết lập hoàn chỉnh hệ thống Zoom Phone trong vòng 30 phút, bao gồm phân bổ số điện thoại, cấu hình menu tự động và thiết lập các nhóm gọi.
Ngược lại, cùng một công ty sẽ cần ít nhất 10 ngày để triển khai hệ thống PBX truyền thống.
Tác động thực tế của phương pháp tối ưu này vượt xa khái niệm thuận tiện đơn thuần.
Doanh nghiệp có thể sẵn sàng vận hành trong vòng vài phút thay vì vài tuần.
Do đó tạo điều kiện mở rộng nhanh chóng trong quá trình phát triển kinh doanh hoặc các tình huống khẩn cấp.
Tính linh hoạt này đặc biệt có giá trị đối với các công ty có lực lượng lao động phân tán, hoạt động theo mùa hoặc cấu trúc tổ chức linh hoạt cần điều chỉnh hệ thống liên lạc thường xuyên.
Triển khai hệ thống vật lý phức tạp
Triển khai PBX truyền thống thể hiện phương pháp luận đã được thiết lập trong cơ sở hạ tầng viễn thông.
Đó là đặc trưng bởi các yêu cầu lắp đặt vật lý toàn diện và chuyên môn kỹ thuật chuyên sâu.
Phương pháp này phản ánh hàng thập kỷ phát triển viễn thông, nơi các hệ thống phần cứng mạnh mẽ và cơ sở hạ tầng chuyên dụng tạo nền tảng cho liên lạc doanh nghiệp đáng tin cậy.
Tuy nhiên, sự phức tạp vốn có của phương pháp truyền thống tạo ra những thách thức đáng kể về thời gian, tài nguyên và gián đoạn tổ chức.
Quy trình triển khai kỹ thuật cho hệ thống PBX truyền thống bao gồm nhiều giai đoạn phụ thuộc lẫn nhau.
Mỗi giai đoạn đều đòi hỏi kiến thức chuyên môn và phối hợp cẩn thận.
Giai đoạn nghiên cứu và khảo sát ban đầu đòi hỏi phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu tổ chức, đánh giá cơ sở hạ tầng hiện có và tính toán quy hoạch công suất.
Công việc sơ bộ này thường cần nhiều ngày đánh giá và nhiều lần khảo sát thực địa từ các chuyên gia viễn thông.
Vì thế tạo ra thời gian chờ đợi đáng kể trước khi có thể bắt đầu lắp đặt thực tế.
Các bước triển khai thường là:
- Nghiên cứu và khảo sát: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp, số lượng nhân viên và khảo sát hạ tầng cáp mạng điện thoại hiện có.
- Lên kế hoạch: Tính toán số lượng thiết bị, vật tư cần thiết và xác định vị trí lắp đặt tổng đài cũng như các điện thoại.
- Thi công vật lý: Lắp đặt tổng đài, đi dây cáp điện thoại riêng biệt đến từng vị trí đặt máy và kết nối hệ thống với đường dây PSTN của nhà mạng.
- Cấu hình và chạy thử: Cấu hình hệ thống tổng đài và các máy lẻ, sau đó chạy thử để đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định.
Các yêu cầu lắp đặt vật lý càng làm tăng thêm sự phức tạp như đòi hỏi cơ sở hạ tầng cáp chuyên dụng, chuẩn bị phòng thiết bị và tích hợp với các dịch vụ viễn thông hiện có.
Quy trình này đòi hỏi phối hợp giữa nhiều bên liên quan bao gồm nhà thầu viễn thông, đội quản lý cơ sở vật chất và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Do đó tạo ra các điểm lỗi tiềm ẩn và trì hoãn dự án có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh.
Có thể bạn quan tâm
Liên hệ
Địa chỉ
Tầng 3 Toà nhà VNCC 243A Đê La Thành Str Q. Đống Đa-TP. Hà Nội
