Nhật ký điện tử GPS cho xe là gì
Nhật ký điện tử GPS cho xe là một công cụ kỹ thuật số được thiết kế để tự động ghi lại và quản lý các hoạt động sử dụng xe của cá nhân hoặc đội xe.
Nhật ký điện tử GPS cho xe sử dụng công nghệ GPS để theo dõi vị trí, lộ trình và quãng đường di chuyển của phương tiện, cung cấp bản ghi chính xác về mỗi hành trình.
Loại sổ nhật ký này giúp người quản lý đội xe và tài xế duy trì hồ sơ các chuyến đi một cách hiệu quả, phân biệt giữa mục đích công việc và cá nhân, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định.
Khó khăn khi thực hiện
Sử dụng báo cáo thủ công
Một trong những vấn đề chính của sổ nhật ký truyền thống là phụ thuộc vào báo cáo thủ công.
Khi tài xế được giao nhiệm vụ ghi lại các hoạt động của họ, khả năng xảy ra sai sót do con người rất cao.
Có thể quên ghi lại một chuyến đi, tính toán sai quãng đường, hay ghi chú không chính xác mục đích của hành trình.
Những sai sót này sẽ dẫn đến nhiều khác biệt đáng kể trong dữ liệu.
Đối với người quản lý đội xe, sự thiếu chính xác có thể tạo ra nhiều vấn đề.
Nó có thể dẫn đến đánh giá không chính xác về hiệu suất phương tiện và chi phí hoạt động.
Do đó dẫn đến quyết định sai lầm về lịch bảo trì và việc sử dụng phương tiện.
Ngoài ra sai sót có thể làm phức tạp việc kê khai thuế và tuân thủ các yêu cầu quy định.
Từ đó tiềm ẩn nguy cơ bị kiểm toán hoặc phạt tiền.
Quá tải giấy tờ cho tài xế
Sổ nhật ký truyền thống thường liên quan đến nhiều giấy tờ, có thể trở nên quá tải đối với cả tài xế và người quản lý đội xe.
Với mỗi phương tiện cần có bộ nhật ký riêng, khối lượng giấy tờ có thể nhanh chóng tích lũy.
Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc theo dõi hồ sơ mà còn tiêu tốn thời gian dành cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Gánh nặng giấy tờ có thể dẫn đến kém hiệu quả trong hoạt động.
Người quản lý đội xe gặp khó khăn trong việc tìm tài liệu cần thiết khi cần.
Vì vậy gây chậm trễ trong quy trình báo cáo và ra quyết định.
Hơn nữa, tác động môi trường của sử dụng giấy cho mục đích ghi chép không thể bỏ qua trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, khi các doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng thực tiễn bền vững hơn.
Thiếu giải trình của tài xế
Một thách thức khác từ sổ nhật ký truyền thống là sự thiếu trách nhiệm giải trình giữa các tài xế.
Khi tài xế chịu trách nhiệm ghi lại hoạt động của chính họ, có thể có ít sự giám sát về độ chính xác và đầy đủ của thông tin được ghi lại.
Điều này có thể nuôi dưỡng một văn hóa nơi một số tài xế có thể tự do với nhật ký của họ, như phóng đại quãng đường hoặc trình bày sai mục đích chuyến đi.
Thiếu trách nhiệm giải trình có thể dẫn đến tăng chi phí hoạt động cho các công ty.
Ví dụ: nếu tài xế khai báo sai quãng đường sử dụng cá nhân thành chuyến đi liên quan đến công việc, điều này có thể làm sai lệch báo cáo tài chính và tác động thuế.
Hơn nữa, khi không có dữ liệu đáng tin cậy về hiệu suất và hành vi của tài xế, người quản lý đội xe bỏ lỡ cơ hội triển khai các chương trình đào tạo hoặc biện pháp khắc phục có thể cải thiện hiệu quả và giảm chi phí.
Vấn đề giao tiếp và phối hợp
Giao tiếp và phối hợp hiệu quả giữa tài xế và người quản lý đội xe là rất quan trọng để duy trì hiệu suất tối ưu của đội xe.
Sổ nhật ký truyền thống thường tạo ra rào cản cho giao tiếp này.
Khi tài xế chịu trách nhiệm nộp nhật ký của họ một cách độc lập, có nguy cơ thông tin quan trọng không được truyền đạt kịp thời hoặc chính xác.
Những khoảng trống trong giao tiếp này dẫn đến nhầm lẫn về tuyến đường, lịch trình và hiệu quả hoạt động tổng thể.
Ví dụ: nếu tài xế không ghi lại sự chậm trễ hoặc đi đường vòng bất ngờ, điều đó có thể làm gián đoạn kế hoạch cho các chuyến đi tiếp theo hoặc dẫn đến bỏ lỡ thời hạn giao hàng.
Ngoài ra, sự hiểu lầm có thể dẫn đến định tuyến không hiệu quả hoặc chạy không tải không cần thiết.
Cả hai nguyên nhân đều làm tăng tiêu thụ nhiên liệu và chi phí hoạt động.
Đặc điểm của giải pháp
Theo dõi lộ trình chính xác
Một trong những tính năng nổi bật của sổ nhật ký điện tử Teltonika là khả năng đăng ký chính xác tất cả các lộ trình di chuyển của phương tiện.
Sử dụng công nghệ GPS, sổ nhật ký ghi lại dữ liệu vị trí chính xác.
Vì vậy giúp người quản lý đội xe giám sát các tuyến đường mà tài xế di chuyển theo thời gian thực.
Giám sát chi tiết rất quan trọng để đánh giá hiệu quả tuyến đường, xác định các lối tắt tiềm năng và đảm bảo tài xế tuân thủ lịch trình đã lên kế hoạch.
Theo dõi lộ trình chính xác cũng hỗ trợ cải thiện dịch vụ khách hàng.
Với dữ liệu thời gian thực về vị trí phương tiện, công ty có thể cung cấp thông tin cập nhật kịp thời cho khách hàng về thời gian giao hàng hoặc bất kỳ sự chậm trễ nào.
Sự minh bạch không chỉ nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn củng cố uy tín của công ty.
Chi tiết hành trình toàn diện
Sổ nhật ký điện tử cung cấp thông tin chi tiết cho mỗi hành trình, bao gồm ngày giờ khởi hành, nhận dạng tài xế, số công-tơ-mét lúc bắt đầu và kết thúc, cùng mục đích của chuyến đi.
Bộ dữ liệu toàn diện này cung cấp cho người quản lý đội xe những hiểu biết giá trị về việc sử dụng phương tiện và hỗ trợ phân tích chi phí hoạt động.
Nắm được thông tin này giúp người quản lý đưa ra quyết định chính xác về lịch bảo trì, tiêu thụ nhiên liệu và hiệu suất tổng thể của đội xe.
Ngoài ra, khả năng theo dõi mục đích của mỗi hành trình dù liên quan đến công việc hay cá nhân để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế và yêu cầu pháp lý khác.
Đồng hồ đo hành trình
Mẫu FMC003 của Teltonika tích hợp tính năng đồng hồ đo hành trình giải quyết một trong những thách thức phổ biến mà sổ nhật ký truyền thống gặp phải: sự phụ thuộc vào dữ liệu OBD để theo dõi quãng đường.
Nếu dữ liệu OBD không có sẵn từ một phương tiện cụ thể, tính năng này sử dụng dữ liệu GNSS để tính toán chính xác quãng đường đã di chuyển.
Khả năng này đảm bảo cho người quản lý đội xe có thể theo dõi quãng đường mà không cần hiện diện trực tiếp với phương tiện hoặc truy cập trực tiếp vào bảng điều khiển.
Cung cấp chỉ số quãng đường chính xác từ xa, đồng hồ đo hành trình nâng cao hiệu quả hoạt động và đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ.
Phân loại hành trình
Phân loại hành trình là một ưu điểm đáng kể khác của sổ nhật ký điện tử Teltonika.
Nó giúp người dùng phân loại chuyến đi thành chế độ công việc hoặc chế độ cá nhân.
Khi chế độ công việc được kích hoạt, sổ nhật ký tự động ghi lại tất cả các sự kiện liên quan đến phương tiện.
Ngược lại, khi chọn chế độ cá nhân, việc ghi chép sẽ bị vô hiệu hóa.
Do đó đảm bảo các chuyến đi cá nhân vẫn riêng tư và tuân thủ các quy định như quy định bảo vệ dữ liệu chung của EU (GDPR).
Sự phân biệt này đặc biệt hữu ích cho nhân viên sử dụng phương tiện công ty cho cả mục đích công việc và cá nhân.
Nó đơn giản hóa quy trình kê khai thuế và giúp các công ty quản lý tài sản hiệu quả hơn khi đảm bảo theo dõi chính xác chi phí liên quan đến công việc so với việc sử dụng cá nhân.
Tăng cường trách nhiệm
Sổ nhật ký điện tử GPS thúc đẩy trách nhiệm giải trình cao hơn giữa các tài xế bằng cách tự động hóa quy trình ghi chép.
Với tất cả chi tiết hành trình được ghi lại tự động, có ít không gian cho lỗi hoặc thao túng dữ liệu so với phương pháp truyền thống khi tài xế ghi lại hoạt động của họ thủ công.
Trách nhiệm giải trình nâng cao này cũng có thể dẫn đến cải thiện hành vi của tài xế.
Khi biết các chuyến đi của họ đang được ghi lại có thể khuyến khích tài xế tuân thủ giới hạn tốc độ và thực hành lái xe an toàn.
Người quản lý đội xe cũng có thể sử dụng dữ liệu này cho việc đánh giá hiệu suất và cơ hội huấn luyện.
Từ đó nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm trong đội ngũ tài xế của doanh nghiệp.
Dễ cài đặt và tích hợp
Thiết bị theo dõi kiểu Cắm & Chạy OBD-II của Teltonika giúp việc cài đặt đơn giản và không gặp rắc rối.
Sự đơn giản rất cần thiết cho doanh nghiệp muốn triển khai giải pháp theo dõi mà không có thời gian ngừng hoạt động kéo dài hoặc thiết lập phức tạp.
Khả năng tích hợp dễ dàng các thiết bị này vào ứng dụng phương tiện thương mại nhẹ (LCV) như dịch vụ chuyển phát, cho thuê xe và viễn thông bảo hiểm càng làm tăng sự hấp dẫn của chúng.
Dễ dàng trong cài đặt đảm bảo công ty có thể nhanh chóng bắt đầu hưởng lợi từ các tính năng của sổ nhật ký điện tử GPS mà không gây gián đoạn đáng kể cho hoạt động của họ.
Khía cạnh này đặc biệt hấp dẫn đối với các doanh nghiệp ưu tiên hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong thực tiễn quản lý đội xe của họ.
Có thể bạn quan tâm
Liên hệ
Địa chỉ
Tầng 3 Toà nhà VNCC 243A Đê La Thành Str Q. Đống Đa-TP. Hà Nội
