Lập lịch trình cho tài xế và xe tải là gì
Lập lịch trình cho tài xế và xe tải là lập kế hoạch và tổ chức phân bổ xe và nhân sự một cách riêng biệt nhưng có hệ thống trong công ty hậu cần hoặc vận tải.
Lập lịch trình cho tài xế và xe tải bao gồm xác định thời điểm và địa điểm mỗi tài xế sẽ vận hành một xe tải cụ thể, có tính đến các yếu tố như giờ lái xe, thời gian nghỉ ngơi, tình trạng xe và tối ưu hóa tuyến đường.
Trên thực tế, điều này có nghĩa là người quản lý đội xe phải phối hợp lịch trình của nhiều tài xế có thể vận hành nhiều xe tải trong các khung thời gian khác nhau.
Họ cũng cần tính đến các tình huống mà một xe tải có thể do nhiều tài xế khác nhau lái trong suốt cả ngày hoặc cả tuần.
Lên lịch hợp lý giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và lỗi có thể phát sinh do lịch trình chồng chéo và dữ liệu hỗn hợp trong máy ghi tốc độ để quản lý nguồn lực tốt hơn và nâng cao hiệu suất trong các hoạt động vận tải.
Khó khăn khi thực hiện
Thời gian lập lịch thay đổi
Một trong những trở ngại chính trong việc lập lịch trình cho tài xế và xe tải là nhu cầu gửi lịch của xe và tài xế đến máy chủ trung tâm theo các khoảng thời gian cụ thể.
Các khoảng thời gian này có thể thay đổi rất nhiều tùy theo từng trường hợp, làm tăng thêm sự phức tạp cho quá trình lập lịch.
Người quản lý đội xe phải hiểu các yêu cầu riêng của từng xe và tài xế, cũng như các trường hợp cụ thể có thể ảnh hưởng đến việc lập lịch.
Ví dụ: tài xế có thể làm việc nhiều giờ khác nhau từ tuần này sang tuần khác hoặc xe tải có thể cần cho nhiều tuyến đường khác nhau vào những ngày khác nhau.
Sự thay đổi đòi hỏi người quản lý đội xe phải liên tục theo dõi và điều chỉnh lịch trình để đảm bảo dữ liệu được gửi vào đúng thời điểm.
Nếu không thể chuẩn hóa các khoảng thời gian này có thể dẫn đến nhầm lẫn, chậm trễ trong việc truyền dữ liệu.
Vì thế sẽ phát sinh các rủi ro tiềm ẩn về tuân thủ nếu lịch trình không phù hợp với các yêu cầu của quy định.
Tải xuống và phân tích dữ liệu
Một thách thức đáng kể khác là gánh nặng tải xuống và phân tích dữ liệu máy đo tốc độ, bao gồm cả thông tin về xe và tài xế.
Thông thường, dữ liệu xuất hiện cùng một khoảng thời gian theo lịch trình.
Vì thế làm phức tạp quá trình theo dõi hiệu suất chính xác.
Trong các hệ thống trước đây, dữ liệu về tài xế và xe không được xử lý như các thực thể riêng biệt trong các tệp DDD máy đo tốc độ.
Điều này tạo ra thêm các phức tạp không đáng có.
Khi nhiều tài xế vận hành cùng một xe tải trong một khoảng thời gian cụ thể, tệp máy đo tốc độ sẽ trộn lẫn thời gian làm việc của họ.
Do đó khiến người quản lý đội xe khó phân biệt được từng tài xế.
Thiếu rõ ràng cản trở khả năng theo dõi chính xác thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi.
Người quản lý đội xe có thể gặp khó khăn trong việc đảm bảo tài xế tuân thủ các quy định về thời gian nghỉ ngơi và giờ làm việc.
Như vậy sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý tiềm ẩn và tình trạng hoạt động kém hiệu quả.
Quy trình lập lịch tốn thời gian
Bản thân quy trình lập lịch có thể tốn rất nhiều thời gian đối với người quản lý đội xe.
Quản lý chịu trách nhiệm sắp xếp lịch trình của xe tải công ty và của tài xế nên họ phải tính đến nhiều yếu tố như tính khả dụng, tuyến đường, thời gian nghỉ ngơi và tuân thủ quy định.
Điều này thường đòi hỏi phải nhập liệu thủ công và phối hợp.
Do đó tiêu tốn thời gian quý báu có thể dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
Hơn nữa, nếu cần thay đổi như khi một tài xế được phân công sang một xe tải khác hoặc một tài xế mới tham gia nhóm, thì người quản lý đội xe phải xem xét lại toàn bộ lịch trình.
Quá trình đánh giá lại này có thể dẫn đến sự chậm trễ hơn nữa và làm tăng khả năng xảy ra lỗi trong quá trình lập lịch trình.
Sự phức tạp của quản lý nhiều lịch trình cùng lúc có thể làm quá tải ngay cả những người quản lý đội xe giàu kinh nghiệm.
Do đó dẫn đến việc phân bổ nguồn lực không tối ưu và tăng chi phí hoạt động.
Lập lịch trinh thiếu linh hoạt
Tính linh hoạt là điều cần thiết trong quản lý vận tải nhưng các phương pháp lập lịch trình truyền thống thường thiếu tính năng này.
Khi tài xế thay đổi nhiệm vụ hoặc xe tải được phân công lại, người quản lý đội xe có thể thấy khó khăn trong việc điều chỉnh lịch trình hiện tại.
Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa lịch trình của tài xế và xe có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào cũng có thể có hiệu ứng lan tỏa trong toàn bộ hoạt động.
Ví dụ: nếu một xe tải cụ thể đột nhiên được phân công một tài xế khác do những trường hợp không lường trước được như ốm đau hoặc trường hợp khẩn cấp, thì người quản lý đội xe có thể gặp khó khăn trong việc cân bằng lịch trình của cả tài xế và xe mà không gây gián đoạn ở nơi khác.
Sự cứng nhắc thường dẫn đến tình trạng kém hiệu quả và có thể ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng nếu việc giao hàng bị chậm trễ hoặc các tuyến đường không được tối ưu hóa.
Ngoài ra, xác nhận tất cả dữ liệu máy đo tốc độ là chính xác đối với từng tài xế và phương tiện trở nên ngày càng khó khăn khi các lịch trình được hợp nhất và đan xen.
Quá trình xác minh có thể tốn nhiều công sức và dễ xảy ra lỗi.
Vì thế làm phức tạp thêm việc quản lý phân công tài xế.
Đặc điểm của giải pháp
Phân tách lịch trình
Một trong những tính năng quan trọng nhất của Web Tacho là khả năng tạo lịch trình riêng cho tài xế và xe.
Không giống như các hệ thống truyền thống coi hai yếu tố này là một thực thể duy nhất, Web Tacho xử lý dữ liệu cho từng yếu tố một cách độc lập.
Điều này có nghĩa là người quản lý đội xe có thể quản lý các nhiệm vụ của tài xế và lịch trình của xe riêng biệt để theo dõi và lập kế hoạch chính xác hơn.
Ví dụ: khi một thiết bị theo dõi GPS như FMC650 được lắp đặt trong xe tải và kết nối với máy đo tốc độ kỹ thuật số, thiết bị này sẽ được nhận dạng là một đối tượng duy nhất.
Sau khi kết nối với nền tảng Web Tacho, hệ thống sẽ tạo ra hai lịch trình riêng biệt một cho tài xế và một cho xe.
Sự phân tách này hỗ trợ cải thiện độ chính xác trong báo cáo dữ liệu và giúp quản lý các nhiệm vụ chồng chéo giữa nhiều tài xế và xe tải dễ dàng hơn.
Truyền dữ liệu linh hoạt
Nền tảng này cũng tạo ra các mốc thời gian truyền dữ liệu linh hoạt.
Tính linh hoạt trong lịch trình là rất quan trọng trong vận tải vì các tài xế khác nhau có thể vận hành một phương tiện vào những thời điểm khác nhau.
Với Web Tacho, ngay cả khi một xe tải được nhiều tài xế lái trong một khung thời gian cụ thể, dữ liệu của xe chỉ được gửi một lần trong khi dữ liệu của tài xế được truyền riêng.
Tính linh hoạt đảm bảo lịch trình cho tất cả các đối tượng là tài xế và xe được cập nhật theo các khoảng thời gian riêng của chúng.
Người quản lý đội xe không còn phải lo lắng về việc hợp nhất dữ liệu từ các tài xế khác nhau hoặc xác nhận xem tất cả các bản ghi dữ liệu đã được gửi đúng thời điểm hay chưa.
Thay vào đó, họ có thể tập trung vào việc duy trì hiệu quả hoạt động trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định.
Tạo tài xế mới tự động
Web Tacho đơn giản hóa quy trình tuyển dụng tài xế mới.
Khi một tài xế mới bắt đầu vận hành phương tiện, nền tảng sẽ tự động tạo một đối tượng tài xế mới.
Tính năng tự động này đi kèm với khoảng thời gian tải lên mặc định hoặc toàn cục đã được thiết lập sẵn.
Do đó giúp hợp lý hóa quy trình tích hợp nhân sự mới vào hệ thống hiện có.
Nếu người quản lý đội xe cần tùy chỉnh khoảng thời gian này, họ có thể dễ dàng thực hiện cho một tài xế duy nhất hoặc trên toàn bộ đội xe.
Tính năng này cung cấp thêm sự tiện lợi và khả năng thích ứng.
Vì vậy giúp người quản lý đội xe duy trì quyền kiểm soát đối với các quy trình lập lịch trình của họ mà không cần can thiệp thủ công quá mức.
Giao diện web thân thiện
Một tính năng hấp dẫn khác của Web Tacho là giao diện dựa trên trình duyệt web thân thiện với người dùng.
Người quản lý đội xe có thể truy cập và tải xuống các tệp dữ liệu máy đo tốc độ từ bất kỳ trình duyệt web nào.
Vì vậy giúp dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Khả năng truy cập này loại bỏ nhu cầu về phần mềm chuyên dụng hoặc quy trình cài đặt phức tạp.
Thiết kế trực quan đảm bảo người dùng có thể điều hướng qua nền tảng một cách dễ dàng.
Do đó họ sẽ tập trung vào việc phân tích dữ liệu thay vì phải vật lộn với công nghệ.
Thao tác và sử dụng dễ dàng giúp tăng năng suất và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả trong hoạt động của đội xe.
Lưu trữ dữ liệu an toàn
Bảo mật là mối quan tâm hàng đầu khi xử lý dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như tệp máy đo tốc độ.
Web Tacho giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ tất cả các tệp dữ liệu máy đo tốc độ trên một máy chủ an toàn mà chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập.
Mức độ bảo mật cao đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép hoặc mất mát.
Bảo vệ dữ liệu quan trọng, người quản lý đội xe có thể vận hành một cách an tâm khi biết hồ sơ của họ được bảo mật và tuân thủ các quy định của ngành.
Tính năng này đặc biệt quan trọng trong môi trường mà việc tuân thủ quy định là điều cần thiết để tránh bị phạt và duy trì tính toàn vẹn của hoạt động.
Hỗ trợ nhiều định dạng tệp
Nền tảng Web Tacho nổi bật nhờ khả năng hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau, không chỉ là phần mở rộng tệp DDD chuẩn.
Nền tảng này cũng hỗ trợ các định dạng khu vực khác như tệp TGD tiếng Tây Ban Nha và tệp V1B và C1B tiếng Pháp.
Khả năng này chứng minh tính linh hoạt của Web Tacho trong việc đáp ứng các yêu cầu quy định đa dạng trên nhiều khu vực khác nhau.
Khi hỗ trợ nhiều định dạng tệp, người quản lý đội xe có thể đảm bảo họ đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ cục bộ mà không cần phải dựa vào các công cụ hoặc hệ thống bổ sung.
Tính linh hoạt càng nâng cao tính thực tiễn và tính liên quan của nền tảng trong bối cảnh vận tải toàn cầu.
Đây là môi trường mà các quy định có thể thay đổi đáng kể từ địa điểm này sang địa điểm khác.
Có thể bạn quan tâm
Liên hệ
Địa chỉ
Tầng 3 Toà nhà VNCC 243A Đê La Thành Str Q. Đống Đa-TP. Hà Nội
